INSPECCIÓN DE PROTOCOLO
Esta guía ofrece una visión detallada de los aspectos clave a evaluar durante la inspección de protocolo notarial. Cubre desde la revisión del empastado y la numeración de páginas, hasta la verificación de los documentos y las fechas importantes. Además, incluye instrucciones específicas sobre la revisión de los atestados y los distintos tipos de inspección de protocolo, proporcionando la información para afrontar exitosamente una inspección de protocolo.
Guía Rapida de aspectos a evaluar en la inspección de protocolo
Sobre el Empastado:
Se revisa cómo está encuadernado el tomo del protocolo y sus documentos adjuntos.
Sobre la Foliación:
Se examina cómo están numeradas las páginas del protocolo.
Correlatividad y Registro:
Se verifica la secuencia y el registro de las páginas de papel sellado especial para protocolos.
Cantidad de Documentos:
Se cuenta el número de instrumentos públicos incluidos.
Fechas Importantes:
Fecha de apertura del protocolo, que debe ser igual o posterior a la fecha de pago del derecho de apertura.
Fecha de cierre del protocolo.
Verificación de Firmas y Contenido:
Se comprueba si la razón de cierre está firmada y si coincide con el contenido del protocolo y el índice.
El índice debe estar firmado y sellado, pagar el impuesto correspondiente y coincidir con el contenido del protocolo y la razón de cierre.
Razones Marginales:
Se revisan las ampliaciones, aclaraciones, modificaciones o rescisiones.
Atestados:
- Prueba de pago por la apertura del protocolo.
- Comprobantes de diferentes avisos y documentos, como avisos trimestrales, testimonios especiales, cancelaciones y protocolizaciones de documentos extranjeros, incluyendo el índice.
- Copias selladas de los avisos presentados al Registro General de la Propiedad sobre testamentos o donaciones por causa de muerte.
- Copias selladas de los avisos presentados al Registro Nacional de Personas de matrimonios celebrados.
- Copias selladas de los avisos presentados a DIGECAM sobre compraventas de armas de fuego.
Guía Extensa de aspectos a evaluar en la inspección de protocolo
Requisitos formales que se revisan en la inspección de protocolos
Requisitos de los instrumentos públicos
A) Los documentos deben estar escritos en español, de forma clara y legible, ya sea a máquina o a mano, sin usar abreviaturas.
B) Cada documento debe tener un número en orden secuencial, siguiendo una cronología estricta de fechas. Solo debe haber espacio para las firmas entre un documento y otro.
C) Las páginas del protocolo deben tener números en orden secuencial, escritos en números.
D) En el texto del documento, las fechas, números y cantidades deben escribirse con palabras (letras). Si hay diferencias entre lo escrito en palabras y números, lo escrito en palabras (letras) tiene prioridad.
E) Los documentos que se necesiten incorporar o las partes conducentes que se transcriban deben copiarse textualmente.
F) Los números de las hojas de papel sellado de protocolo, deben seguir una secuencia continua, a menos que se esté protocolizando o se inicie una nueva serie.
G) Cualquier espacio en blanco que permita añadir texto adicional debe llenarse con una línea antes de firmar el documento.
H) Es importante tener en cuenta que cualquier adición, tachadura o corrección en el texto es inválida a menos que se salve antes de firmarlo. Las enmiendas están prohibidas.
Otros requisitos formales que debe cumplir el notario
- Indice de protocolo
- Protocolo empastado
- Atestados
- Prueba de pago por la apertura del protocolo.
- Comprobantes de diferentes avisos y documentos, como avisos trimestrales, testimonios especiales, cancelaciones y protocolizaciones de documentos extranjeros, incluyendo el índice.
- Copias selladas de los avisos presentados al Registro General de la Propiedad sobre testamentos o donaciones por causa de muerte.
- Copias selladas de los avisos presentados al Registro Nacional de Personas de matrimonios celebrados.
- Copias selladas de los avisos presentados a DIGECAM sobre compraventas de armas de fuego.
Que sucede si he perdido alguno de mis compobante del archivo general de protocolo, de alguna obligación notarial antes de la inspección de protocolo?
Debe de acudir al primer nivel y solicitar un documento mediante el cual se acredita haber cumplido todas sus obligaciones notariales en el año del protocolo a inspecciónar. Es importante hacerlo con tiempo puesto que esta no es de entrega inmediata.
Esto aplica a los comprobantes emitidos por el archivo general de protocolo
Clases de Inspección de protocolo
Revisión Postmortem
Esta revisión se realiza del protocolo notarial y otros comprobantes que se encuentran en posesión de un notario al momento de su fallecimiento. Estos documentos son entregados al Archivo General de Protocolos o al Juzgado de Primera Instancia Civil. Este proceso asegura la adecuada gestión y conservación de los documentos tras el deceso del notario.
Revisión Ordinaria
Se lleva a cabo anualmente y se designan a notarios aleatoriamente, esta supervisión se realiza bajo la supervisión del Director del Archivo General de Protocolos.
En las regiones donde existen delegaciones departamentales del Archivo, estas se encargan de la revisión. Adicionalmente, en toda la República, notarios colegiados activos designados por la Presidencia del Organismo Judicial pueden realizar esta revisión.
Revisión Extraordinaria
Es una inspección que puede ser solicitada por la Corte Suprema de Justicia en circunstancias particulares que requieren una atención inmediata o especial. Este tipo de revisión se caracteriza por su naturaleza no rutinaria y por ser convocada por una necesidad específica identificada por la Corte.
Revisión Especial
Similar a la revisión extraordinaria, esta también es iniciada por orden de la Corte Suprema de Justicia. Se distingue por enfocarse en casos o situaciones específicas que requieren una atención detallada y suele ser convocada para abordar asuntos de particular importancia o urgencia.
Finalizada la inspección de protocolo
Que hace el funcionario del archivo general de protocolos después de haber realizado la inspección?
Levantará un acta en el libro respectivo.
Que contiene el acta de la inspección?
En la referida acta hará constar si se llenaron o no en el protocolo los requisitos formales, las observaciones e indicaciones que hubiere hecho el Notario y las explicaciones que al respecto diere éste.
Que sucede si en la inspección de protocolo, se detecta que el notario ha incumplido requisitos formales del protocolo?
Si de la inspección y revisión apareciere incumplimiento de los requisitos formales, el funcionario respectivo remitirá copia certificada del acta correspondiente a la Corte Suprema de Justicia.
La Corte le dará audiencia al notario para que pueda emitir sus argumentos de defensa y posterior a esto procederá a resolver.
Contra lo resuelto por la Corte Suprema de Justicia en contra del notario cabe algún recurso?
Unicamente el recurso de responsabilidad.
La inspección de protocolo puede afectar la validez de los instrumentos públicos autorizados por el notario?
Las resoluciones que se dicten con motivo de la inspección y revisión de protocolos, no prejuzgan sobre la validez de los instrumentos públicos.
