Las funciones AGP

El Archivo General de Protocolos es ser el responsable de:

• Recepción;
• Guarda;
• Conservación de los tomos de Protocolo que los notarios.

Funciones AGP (ACUERDO NÚMERO 7-2012 )

• Recepción y Conservación de Protocolos (Artículo 1):

Una de las funciones AGP, el Archivo General de Protocolos se encarga de recibir y mantener los tomos de Protocolo entregados por notarios. Deben registrarse en un libro especial, indicando la cantidad, el número correlativo, la fecha de recepción, y otros datos relevantes.

• Entrega de Protocolos (Artículo 3):

Este proceso es parte de las funciones AGP, requiere que se especifique en un acta la fecha de entrega, la identificación del notario o representante, la cantidad y números de tomos entregados, y otros detalles importantes.

Consideraciones:

La entrega se puede hacer en sede central del Archivo General de Protocolos (Para Guatemala) y en las delegaciones  departamentales

• Destrucción de Hojas de Papel Sellado (Artículos 4 y 5):

Las hojas de papel sellado especial son un elemento que se debe cuidar con mucha cautela, pero dentro de las funciones AGP, aquellas hojas no utilizadas deben ser destruidas en presencia del Director o Sub Director del Archivo. Este proceso debe registrarse adecuadamente.

Destrucción por Notarios Fallecidos o Inhabilitados

Cuando notarios fallecidos o inhabilitados absolutamente entregan sus tomos de Protocolo, el Archivo General de Protocolos también debe recibir cualquier hoja de papel sellado especial para protocolo no utilizada. Estas hojas son destruidas inmediatamente conforme a las regulaciones actuales.

Destrucción por entrega  por cargo público o salir del pais por más de un año: 

En situaciones donde un notario entrega temporalmente su Protocolo debido a una pausa voluntaria, ocupación de un cargo público o ausencia del país por más de un año, el Archivo General recibe solamente los tomos de Protocolo. Las hojas de papel sellado especial para protocolo sin usar permanecen con el notario, salvo que elija entregarlas para su destrucción. Si esto ocurre, se documenta en un acta administrativa que certifica la declaración de no uso, la autorización para la destrucción y lleva la firma y sello del notario.

Registro Informático Detallado (Artículo 11):

El Archivo debe llevar un registro informático detallado y correlativo de todas las acciones realizadas, garantizando así la transparencia y el seguimiento adecuado de los procesos.