CRITERIOS REGISTRALES DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
El Archivo General de Protocolos, es un registro que al igual que todos los registros públicos de Guatemala, tienen sus criterios registrales en cuanto a como operar los documentos que se ingresen a la institución, en el caso del del registro electronico de poderes, a veces se ingresan los poderes para su inscripción y estos son suspendidos por motivos que no cumplen estos criterios registrales, por lo que se suspende su inscripción hasta que subsane (en los casos que sea subsanable) el mandato para su posterior reingreso.
CRITERIOS REGISTRALES DEL INSTRUMENTO NOTARIAL
1. Redacción Completa en Documentos Públicos En los instrumentos públicos, es obligatorio evitar el uso de abreviaturas o números. Todo, incluyendo correcciones, fechas y montos, debe estar escrito en palabras. Cualquier adición, borrado o corrección no validada será considerada nula. Base Legal: Artículos 13 (ítems 1 y 4) y 14 del Código de Notariado.
2. Eliminación de Espacios en Blanco Antes de firmar un documento oficial, se deben rellenar todos los espacios en blanco con una línea para evitar inserciones posteriores. Además, solo se debe dejar el espacio necesario para las firmas entre diferentes instrumentos. Base Legal: Artículos 13 (numeral 2 y 7) del Código de Notariado.
3. Registro de Mandatos con Cambios de Numeración Para registrar un mandato que implique alteraciones en la numeración de un instrumento público, el notario debe adjuntar una certificación de las diligencias voluntarias de corrección del protocolo. Base Legal: Artículo 96 del Código de Notariado.
4. Verificación de la Representación Legal En casos de representación legal, el notario debe certificar que ha revisado los documentos apropiados que acreditan la representación ejercida. Además, debe evaluar y declarar que, en su opinión y según la ley, dicha representación es adecuada para el otorgamiento del mandato. Base Legal: Artículos 29 (numeral 5) y 31 (numeral 3) del Código de Notariado.
5. Modificaciones y Ratificaciones en Negocios Jurídicos Para ampliar, aclarar, modificar o ratificar cualquier elemento esencial de un negocio jurídico o que afecte su fondo, es necesario que todos los firmantes del contrato original estén presentes. Base Legal: Artículo 31 del Código de Notariado y 1578 del Código Civil.
6. Especificación de la Nacionalidad de los Comparecientes Es obligatorio que el notario especifique la nacionalidad de las partes involucradas en el documento, evitando referencias a regiones geográficas como Caribe, Sudamérica o Norteamérica. Base Legal: Artículo 29 numeral 2 del Código de Notariado.
7. Precisión en Datos de Identificación Personal Los mandatos que no incluyan o consignen incorrectamente los datos personales de los otorgantes serán suspendidos. Base Legal: Artículo 29 numeral 2 del Código de Notariado.
8. Requisitos sobre Testigos en Mandatos Los mandatos serán suspendidos si no se acredita que los testigos son civilmente capaces, idóneos y conocidos por el notario. Si el notario no conoce previamente a los testigos, debe verificar su identidad por medios legales. Base Legal: Artículo 52 del Código de Notariado.
9. Regulaciones sobre el Uso de Papel Sellado Especial Los mandatos escritos fuera de las líneas o márgenes de la hoja de papel sellado especial para protocolos serán suspendidos, a menos que se realicen las correcciones necesarias al final del instrumento público, conforme a lo establecido en el Código de Notariado. Base Legal: Artículo 5 del Acuerdo Gubernativo 4-2013, Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial Para Protocolos.
10. Omisión de la Frase “Ante mí” o “Por mí y ante mí” Los mandatos donde falte o se consigne erróneamente la expresión “Ante mí” o “Por mí y ante mí”, según corresponda, serán suspendidos. Para corregir este error, el notario deberá pagar una multa de Q. 50.00. Base Legal: Artículo 29 numeral 12 y 33 del Código de Notariado.
11. Advertencia Legal a los Otorgantes Los mandatos que omitan informar a los otorgantes sobre los efectos legales del acto o contrato, así como la necesidad de presentar el testimonio a los registros respectivos, serán suspendidos. Para corregir esta omisión, el notario deberá pagar una multa de Q. 50.00. Base Legal: Artículo 29 numeral 11 y 33 del Código de Notariado.
12. Autenticación del Contenido por el Notario Los poderes en los que el notario no autentique el contenido del instrumento público serán suspendidos. Base Legal: Artículos 29 numeral 10 y 34 del Código de Notariado.
13. Coincidencia de Firma y Sello del Notario La firma y el sello del notario que autorice un contrato de mandato y elabore el testimonio correspondiente deben ser idénticos a los que están registrados previamente en la Corte Suprema de Justicia. Base Legal: Artículos 2 numeral 3 y 77 numeral 5 del Código de Notariado.
14. Inscripción de Mandatos y Habilitación del Notario No se inscribirán los mandatos autorizados por un notario que, al momento de autorizar el instrumento público o emitir el testimonio, estuviera impedido para ejercer la profesión. Base Legal: Artículo 4 numeral 4 del Código de Notariado.
15. Requisito de Firmas Completas en Mandatos No se inscribirán los mandatos que falten firmas de los otorgantes, intérpretes, testigos o del notario autorizante. Base Legal: Artículos 29 numeral 12 y 31 numeral 6 del Código de Notariado.
16. Confirmación del Libre Ejercicio de Derechos Civiles Los mandatos serán suspendidos si no se declara que los comparecientes están en pleno ejercicio de sus derechos civiles. Base Legal: Artículo 29 numeral 3 del Código de Notariado.
17. Aceptación de los Otorgantes en Mandatos Los mandatos que no incluyan la aceptación de los otorgantes serán suspendidos. Base Legal: Artículos 1252, 1541 y 1687 del Código Civil; 29 numeral 10 del Código de Notariado
CRITERIOS REGISTRALES DE LOS TESTIMONIOS
1. Fidelidad del Testimonio al Instrumento Público El testimonio, siendo una reproducción exacta del instrumento público, debe transcribirse tal cual como figura en el protocolo, cumpliendo con los criterios establecidos en el Código de Notariado para su verificación. Base Legal: Artículos 66, 67 y 70 del Código de Notariado.
2. Registro de Testimonio por Notario Diferente al Autorizante Para registrar el testimonio de un poder otorgado por un notario diferente al que lo autorizó, es necesario adjuntar una copia del aviso enviado al Registro Electrónico de Notarios, donde se verifique que el notario autorizante designó al otro como depositario. Base Legal: Artículos 27, 66, 67 y 72 del Código de Notariado.
3. Inadmisibilidad de Copias Legalizadas y Testimonios Especiales para Inscripción Tanto una copia legalizada como un testimonio especial de un instrumento público no son aptos para la inscripción en registros. Base Legal: Artículo 1704 del Código Civil.
CRITERIOS REGISTRALES EN CUANTO ASPECTOS TRIBUTARIOS
1. Deber del Notario en la Indicación de Tributación El notario debe especificar en el testimonio el importe y mencionar el número de registro de cada timbre fiscal utilizado para cubrir el impuesto del acto o contrato. Base Legal: Artículo 19 de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.
2. Pago del Impuesto Fiscal en Mandatos El impuesto aplicable a los mandatos se debe abonar al momento de validar el testimonio, pegando los timbres fiscales correspondientes. Base Legal: Artículo 16 numeral 1 de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.
3. Impuestos en Documentos Extranjeros con Mandatos Los documentos de origen extranjero que contengan mandatos deben pagar el impuesto fiscal según el tipo de poder otorgado. Los timbres fiscales deben adherirse al documento original antes de su protocolización, y el notario debe certificar este procedimiento. Base Legal: Artículos 38 de la Ley del Organismo Judicial; 16 numeral 2 y 19 segundo párrafo de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.
4. Tributación de Mandatos Judiciales Aunque los mandatos judiciales no están sujetos al impuesto de timbres fiscales, si el notario los denomina como “Especial Judicial” o “General Judicial”, deben tributar de acuerdo con lo estipulado en el artículo 5 numeral 8, literales a y b de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos. Base Legal: Artículo 188 de la Ley del Organismo Judicial.
CRITERIOS REGISTRALES EN CONTRATOS
1. Intransferibilidad Contractual de Derechos de Menores y Personas Incapaces La patria potestad, la guarda y custodia, y la tutela no pueden delegarse por contrato, sino solo mediante una resolución judicial firme. Los representantes de menores de edad, personas incapacitadas o ausentes solo pueden otorgar poderes especiales para asuntos específicos que no puedan atender personalmente. Base Legal: Artículos 166, 252, 256, 262, 293, 294, 319 y 1691 del Código Civil.
2. Limitaciones del Gestor de Negocios en Otorgar Mandatos Un gestor de negocios no puede otorgar mandatos en nombre de la persona a quien representa, incluso si su gestión implica obligaciones y responsabilidades similares a las de un mandatario. Base Legal: Artículos 1605 y 1607 del Código Civil.
3. Características de los Mandatos con o sin Representación Los mandatos pueden darse con o sin representación. El notario debe indicar esto en la denominación del mandato. El poder judicial implica representación implícita y puede denominarse simplemente así. Base Legal: Artículos 1686 del Código Civil; 188 y 190 de la Ley del Organismo Judicial.
4. Condiciones para la Sustitución del Mandato El mandatario solo puede sustituir el mandato, total o parcialmente, si tiene autorización expresa para ello. En tal caso, puede reservarse o no el derecho de ejercerlo, lo cual debe indicarse explícitamente. Base Legal: Artículos 1702 y 1707 del Código Civil; 190 literal n de la Ley del Organismo Judicial.
5. Limitaciones en la Sustitución de Poderes por el Mandatario Un mandatario con autorización explícita para sustituir el poder solo puede delegar las facultades que le fueron otorgadas. Un mandatario especial con autorización para otorgar poderes no puede otorgar mandatos generales, solo poderes iguales al conferido a él. Base Legal: Artículo 1702 del Código Civil.
6. Representación de un Ejecutor Especial en Mandatos Cuando un ejecutor especial actúa como mandante, debe probar su representación con un acta notarial de su nombramiento, la cual no necesita estar inscrita en el Registro Mercantil General de la República. Base Legal: Artículo 136 del Código de Comercio.
7. Restricciones de Mandatos en Empresas Mercantiles Las empresas mercantiles, consideradas bienes muebles por ley, no pueden otorgar mandatos. Solo los propietarios pueden hacerlo y deben presentarse personalmente. Base Legal: Artículo 655 del Código de Comercio.
8. Requisitos para Mandatarios en Poderes con Facultades Judiciales En poderes con facultades judiciales, el mandatario debe ser abogado, cónyuge, conviviente con unión inscrita en el Registro Civil, o pariente dentro de los grados permitidos por ley del mandante, y esto debe constar explícitamente. Base Legal: Artículos 193 literal c y 196 de la Ley del Organismo Judicial.
9. Mandatos Judiciales en Materia de Arraigo Los mandatos judiciales relacionados con arraigo deben incluir la aceptación expresa del mandatario. Base Legal: Artículos 1687 del Código Civil; 524 del Código Procesal Civil y Mercantil.
10. Mandatos Especiales por Albaceas Solo los albaceas pueden otorgar mandatos especiales. Base Legal: Artículo 1056 del Código Civil.
11. Requisitos del Mandato Especial para Donar En un mandato especial para donar, se debe nombrar específicamente al donatario y detallar los bienes que se donarán, así como las condiciones aplicables a la donación. Base Legal: Artículos 1692 y 1860 del Código Civil.
12. Denominación Adecuada del Mandato por el Notario El notario debe nombrar el mandato de acuerdo con las facultades concedidas por el mandante, respetando los tres tipos de mandatos establecidos en la ley. Base Legal: Artículos 1690 del Código Civil; 188 de la Ley del Organismo Judicial.
13. Representación Legal en Propiedad Horizontal En el régimen de propiedad horizontal, el administrador elegido por la mayoría de los propietarios actúa como representante legal en asuntos judiciales y extrajudiciales, con las facultades generales conferidas por la ley a todo mandatario. Base Legal: Artículos 548 y 549 del Código Civil.
14. Necesidad de Mandato Especial para Actos Específicos Se requiere un mandato especial para realizar acciones como donar entre vivos, casarse, establecer capitulaciones matrimoniales, acordar bases de separación o divorcio, impugnar la validez del matrimonio, crear un patrimonio de familia, reconocer hijos, o negar la paternidad. Un mandato general necesita una cláusula especial para actos como vender, hipotecar, avalar, transigir, gravar o disponer de la propiedad del mandante, entre otros actos que la ley especifique. Base Legal: Artículos 1692 y 1693 del Código Civil.
16. Limitaciones del Fiduciario en Otorgamiento de Mandatos Un fiduciario solo puede otorgar mandatos especiales con representación en relación con el fideicomiso. Base Legal: Artículo 783 numeral 3 del Código de Comercio.
17. Personalidad de la Declaración de Voluntad La declaración de voluntad es un acto personal, y nadie puede dar consentimiento en nombre de otra persona sin estar explícitamente autorizado para ello. Base Legal: Artículos 1251, 1252 y 1254 del Código Civil.
18. Duración del Mandato General Sin Plazo Específico Un mandato general sin una duración específica se considera otorgado por diez años desde su fecha de otorgamiento, a menos que se prorrogue con las mismas formalidades del mandato original antes de su vencimiento. Base Legal: Artículos 1717 numeral 1 y 1726 del Código Civil.
19. Incompatibilidad de Representar a Varias Personas en Conflicto No es posible ejercer simultáneamente el poder de varias personas cuando exista un conflicto de derechos entre ellas. Base Legal: Artículo 1694 del Código Civil.
20. Especificaciones del Mandato Especial para Matrimonio Un mandato especial para contraer matrimonio debe especificar la identidad de la persona con la que se celebrará el matrimonio y contener una declaración jurada de los aspectos mencionados en el artículo 93 del Código Civil. Base Legal: Artículos 85, 93 y 1692 del Código Civil.
22. Representación Legal para Derechos de Propiedad Industrial en Guatemala Cuando el solicitante o titular de un derecho de propiedad industrial resida o tenga su sede fuera de Guatemala, debe ser representado por un mandatario domiciliado en Guatemala, quien además debe ser un abogado colegiado activo. Base Legal: Artículo 7 del Decreto 57-2000 del Congreso de la República.
23. Representación en Casos de Divorcio o Separación En situaciones de divorcio o separación, solo el cónyuge que se encuentre fuera de la República de Guatemala podrá designar un apoderado para asistir a la junta conciliatoria. Los cónyuges no pueden nombrar al mismo apoderado para gestionar estas diligencias. Base Legal: Artículo 428 del Código Procesal Civil y Mercantil.
24. Limitaciones del Notario para Uso del Protocolo Fuera de Guatemala Un notario no puede utilizar su protocolo fuera de la República de Guatemala. Los poderes que autorice en el extranjero deben hacerse en papel simple. Base Legal: Artículo 43 de la Ley del Organismo Judicial.
CRITERIOS REGISTRALES DE MANDATOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO
1. Traducción de Documentos Extranjeros Los documentos redactados en idiomas extranjeros provenientes del extranjero deben ser traducidos al español por un traductor jurado autorizado en Guatemala. Si no existe un traductor para un idioma específico, la traducción debe realizarse bajo juramento por dos personas bilingües, con las firmas legalizadas notarialmente. Base Legal: Artículos 37 de la Ley del Organismo Judicial; 9 de la Convención Interamericana sobre el Régimen Legal de Poderes para ser Utilizados en el Extranjero.
2. Protocolización y Foliación de Documentos Extranjeros En la protocolización de documentos extranjeros, el notario debe indicar la posición del documento en el protocolo, de acuerdo con la foliación cardinal, que debe estar claramente visible y legible en el testimonio presentado para su registro. Base Legal: Artículos 13 numeral 3, 64 numeral 4 y 66 del Código de Notariado.
3. Consignación de Nombres en Documentos con Abreviaturas o Números Si un documento extranjero usa abreviaturas o números en nombres de entidades o personas, el notario debe especificar en el acta de protocolización los nombres completos de los otorgantes tal y como aparecen en el documento.
4. Superación de Limitantes en Poderes Judiciales Extranjeros Si un poder judicial otorgado en el extranjero no indica que el mandatario sea abogado o pariente dentro de los grados legales, el notario puede subsanar esto en el acta de protocolización, certificando la calidad de abogado o el parentesco, siempre y cuando haya verificado los documentos pertinentes. Base Legal: Artículo 193 literal c de la Ley del Organismo Judicial.
5. Denominación de Mandatos Provenientes del Extranjero Los mandatos regulados por la ley guatemalteca son el poder general, poder especial (con o sin representación) y judicial. El notario puede denominar y tributar adecuadamente un poder proveniente del extranjero que no sea autorizado por un notario guatemalteco, siguiendo la legislación local y las facultades otorgadas. Los poderes administrativos no están contemplados en la legislación guatemalteca. Base Legal: Artículos 1690 del Código Civil; 188 de la Ley del Organismo Judicial.
6. Protocolización de Mandatos a Abogados y Notarios Guatemaltecos en el Extranjero Cuando un abogado y notario guatemalteco reciba un mandato en el extranjero, el documento debe ser protocolizado por otro notario. Base Legal: Artículo 77 numeral 1 del Código de Notariado.
7. Actuación de Funcionarios Diplomáticos y Consulares Guatemaltecos Los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos que sean notarios y autoricen poderes en el extranjero con efectos en Guatemala, deben cumplir con la normativa guatemalteca. Base Legal: Artículos 6 numeral 2 del Código de Notariado; 43 de la Ley del Organismo Judicial.
8. Registro de Mandatos Autorizados por Notarios Guatemaltecos en el Extranjero Para registrar mandatos autorizados en el extranjero por un notario guatemalteco, debe constar en el registro electrónico de notarios el aviso de ausencia del país, o presentarlo de manera extemporánea antes del registro del poder. Base Legal: Artículo 27 del Código de Notariado.
9. Sustitución de Facultades Judiciales en Mandatos de Entidades Extranjeras Si entidades legalmente constituidas en el extranjero otorgan mandatos especiales o generales con facultades judiciales y el mandatario no es abogado, deben transferir dichas facultades a un abogado guatemalteco. Si el mandato proveniente del extranjero con facultades judiciales indica que no es sustituible, no podrá inscribirse. Base Legal: Artículo 188 de la Ley del Organismo Judicial.
