Avisos Trimestral
El Avisos Trimestral constituye una herramienta esencial en la gestión y control de las actividades notariales por parte del Archivo General de Protocolos. Estos avisos sirven para mantener actualizado el registro de los instrumentos públicos autorizados o cancelados por un notario, garantizando así la transparencia y la legalidad en el ejercicio de sus funciones.
Formas de dar el aviso trimestral
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En fisico en el Archivo General de Protocolos
Este aviso se entrega mediante un hoja impresa con un modelo de aviso como los que acá puedes descargar.
Ventajas
No tiene ningun costo pues lo presentaras en forma fisica y tiene los mismo efectos, te entregan de forma impresa el comprobante, no necesitas imprimirlo.
Desventajas
Si se pierde el comprobante y te requieren una revisión del protocolo debearas cancelar Q60.00 para poder corroborar que si haz cumplido con las obligaciones notariales.
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Mediante el sitema de Consulta a Distancia
El aviso se puede presentar ante el archivo general de protocolos, mediente el Portal de Servicios Electrónicos el Organismo Judicial
Ventajas
Si pierdes el comprobante puedes descargarlo nuevamente e imprimirlo sin ningun costo, ni tener que cancelar una certifiación del cumplimiento de obligaciones notariales.
Desventajas
Tiene un costo de Q10.00 los cuales debes cancelarlos mediante un formulario fei.
Guía Rapida de Aviso en linea
1. Acceso al Sistema: Es necesario iniciar sesión en el Sistema de Consulta a Distancia utilizando una cuenta que disponga de saldo positivo. Esto es esencial para llevar a cabo la consulta.
SISTEMA DE CONSULTA A DISTANCIA
En caso de no tener saldo, el usuario deberá recargar su cuenta antes de proceder.
COMO RECARGAR SALDO EN SISTEMA OJ
2. Uso del Módulo de Consulta: Una vez dentro del sistema, el usuario debe dirigirse al módulo de Consulta de Testimonios y seleccionar la función de Envío de Avisos, tal como se muestra en el ejemplo siguiente.
3. Visualización de la Pantalla de Envío de Avisos: Al seleccionar esta opción, aparecerá una pantalla mostrando el saldo actual del usuario.
4. Ingreso de Datos: El usuario debe completar los campos requeridos según el tipo de aviso que desee enviar, ya sea trimestral o de cancelación.
5. Descarga del Comprobante: Tras completar el envío, se sugiere descargar e imprimir el comprobante, que se debe adjuntar a los documentos del protocolo. El comprobante también se descarga automáticamente en la computadora del usuario.
6. Confirmación de Envío: Finalmente, la pantalla mostrará el comprobante del aviso enviado, confirmando así la realización exitosa del proceso.
Requisitos del Aviso Trimestral:
- Indicación del Trimestre Correspondiente: Es fundamental especificar claramente el trimestre al que se refiere el aviso, identificándolo como PRIMER TRIMESTRE, SEGUNDO TRIMESTRE, TERCER TRIMESTRE, o CUARTO TRIMESTRE. Esta precisión ayuda a organizar y clasificar adecuadamente la información para su posterior revisión y auditoría.
- Número de Orden, Lugar y Fecha del Último Instrumento: Se debe incluir el número de orden, el lugar y la fecha del último instrumento público autorizado o cancelado en el trimestre. En caso de no haber autorizado ningún instrumento público durante el período, se debe indicar explícitamente esta situación.
- Lugar y Fecha del Aviso trimestral: El aviso trimestral debe contener el lugar y la fecha en que se emite. Este dato es crucial para establecer un marco temporal preciso del informe presentado.
- Firma y Datos del Notario: Finalmente, el aviso trimestral debe ser firmado por el notario, incluyendo su sello, número de clave. La firma y la sello confirman la autenticidad del documento y la responsabilidad del notario sobre la veracidad de la información reportada.
Objetivos del Aviso Trimestral:
- Transparencia y Rendición de Cuentas: El aviso trimestral permite a las autoridades competentes realizar un seguimiento efectivo de las actividades notariales, asegurando que se cumplan las normativas y procedimientos establecidos.
- Prevención de Fraudes y Errores: Mediante un aviso trimestral de los los instrumentos autorizados o cancelados, se reduce el riesgo de fraudes o cualquier otra irregularidad en el ejercicio notarial.
- Control y Supervisión: Mediante el aviso el archivo general de protocolos puede tener el respaldo de la actividad notarial ante una posible investigación.
- Historial Documentado: Estos avisos sirven para crear un historial documentado de cada notario, lo que es útil para referencias futuras, tanto para los propios notarios como para las entidades reguladoras y de las obligaciones pendientes de cumplir.
¿Que sucede si no entrego un aviso trimestral?
El no entregar un aviso trimestral, conlleva el incumplimiento de las obligaciones notariales del trimestre correspondiente, por lo que al no entregar el aviso en tiempo puede conllevarte ser incluido en listado de notarios con impedimento temporal para ejercer el notariado.
